Загальновідомо, що Податковий кодекс висуває всього дві умови для обґрунтованого визнання транспортних витрат на доставку співробітників до місця роботи й назад. Однак насправді всі не так просто. У недавно  опублікованому листі представники Мінфіну вирішили уточнити окремі питання обліку таких операцій. У результаті проблема лише загострилася

К. Хетагуров, оглядач «Федерального агентства фінансової інформації»

Видатки на перевезення працівників

Для того щоб добратися до роботи, співробітникам часом доводиться проробити дуже непростий шлях. Зробити по шляху на роботу кілька пересаджень - це ще полбеди. А якщо суспільний транспорт взагалі не ходить до місця служби? У кожному разі дії керівника, що піклуватися про те, щоб зняти транспортну проблему наявну в працівників, зрозуміти можна. Організувати доставку своїх підлеглих, він може розраховувати на їхню більшу продуктивність. Очевидно, що при цьому в організації виникнуть додаткові видатки, які, до всього іншого, мають свою специфіку відбиття в податковому обліку

Законодавство містить усього дві умови, які дозволяють підприємству включити витрати на перевезення персоналу у видатки, що зменшують прибуток. По-перше - якщо доставка викликана «технологічними особливостями», тобто коли відсутні міські маршрути, на яких можна було б добратися до місця служби, і працівник може потрапити на виробництво тільки за допомогою спеціального транспорту (лист Мінфіну від 5 липня 2005 р. № 03-03-04/1/54). І друге - коли обов'язок фірми організувати перевезення прописана в трудових або колективних договорах. Що цікаво, Податковий кодекс зовсім не вимагає дотримання обох вимог одночасно. Однак співробітники фінансового відомства дотримуються прямо протилежної точки зору, затверджуючи, що врахувати в податкових видатках витрати на перевезення можна лише при виконанні відразу й першої й другої умови (лист Мінфіну від 4 грудня 2006 р. № 03-03-05/21). Причому дана думка чиновники висловлювали й раніше (лист Мінфіну від 11 травня 2006 р. № 03-03-04/1/435).

Щоб уникнути конфліктів з інспекторами й судовими витратами, експерти журналу «Нормативні акти для бухгалтера» радять «прописати» перевезення в трудові (колективних) договорах, а також обґрунтувати необхідність у них «технологічними особливостями». Це можна зробити за допомогою наступних документів:

- графіка роботи компанії по змінах (це необхідно, якщо фірма працює в той час, коли суспільний транспорт не ходить);

- виписки про розклад маршрутів;

- наказу керівника про організації доставки працівників і т.п.

А в підтвердження понесених витрат фірмі треба оформити:

- договір із транспортною компанією;

- наказ керівника із вказівкою відповідального за перевезення (якщо вона організована власними чинностями фірми).

Зверніть увагу: на думку Мінфіну, будь-які перевезення співробітників у межах міста оподатковуваний прибуток не зменшують. Той факт, що даний обов'язок передбачений трудовим договором і «технологічними особливостями», значення не має (лист Мінфіну від 4 грудня 2006 р. № 03-03-05/21).

Податки з «доходів» співробітників

Налоговики, як правило, уважають, що доставку персоналу на робочі місця варто розцінювати як додатковий дохід співробітників з усіма наслідками, що випливають звідси. Зокрема, фірма повинна нараховувати на нього єдиний соціальний податок. Однак сліпо виконувати вимоги інспекторів потрібно далеко не завжди. Адже якщо умова про перевезення персоналу не прописано в трудових договорах і фірма не зменшує оподатковуваний прибуток, то в такій ситуації ЕСН платити не треба.

Більше того, при певних обставинах перевезення може взагалі не розцінюватися як послуга, що фірма робить своїм співробітникам, і от чому. Якщо в працівників немає іншої можливості добратися до служби, то такі витрати будуть уважатися звичайними виробничими видатками роботодавця. У цьому випадку про економічну вигоду співробітників говорити не доводиться, як і про ЕСН. Також із цієї причини в працівника немає й доходу, якому потрібно обкладати НДФЛ.

Якщо ж припустити, що фірма, організувавши перевезення персоналу, тим самим просто вирішила додатково подбати про своїх співробітників (тобто які-небудь «технологічні особливості» відсутні) і при цьому зменшила оподатковуваний прибуток на суму таких витрат, то на вартість доставки прийде нарахувати соцналог і НДФЛ. Тут виникає інша проблема: необхідно визначити суму доходу кожного співробітника. Разом з тим оплата послуг сторонньої організації не залежить від кількості перевезених працівників. Облік співробітників, які користуються службовим транспортом, як правило, не ведеться. Отже, визначити суму виплат за який-небудь період (наприклад, за місяць) на користь конкретного працівника, а відповідно й базу по «зарплатним» податках, буде практично неможливо. У той же час від суперечок з податкової цей факт не рятує. Контролери наполягають, що бухгалтер зобов'язаний вести персоніфікований облік доходів працівників, які користуються службовим транспортом. Правда, при цьому вони не пояснюють, як це можна зробити на практиці. Як видно, допомогти вирішити проблему може щоденне складання списку співробітників, які добираються до роботи й назад на безкоштовному автобусі. Справа це, як бачимо, заморочливе. Є й менш витратний за часом варіант: можна скористатися «середнім» розрахунком доходу співробітників для цілей НДФЛ.

Приклад

ТОВ «Катрит» возить співробітників до місця роботи й назад. Для цього фірма уклала договір із транспортною компанією. Витрати на перевезення працівників становлять 23 600 руб. на місяць (у т.ч. ПДВ – 3 600 руб.). У список співробітників, які користуються безкоштовним автобусом, включено 80 чоловік

Доставка працівників не передбачена трудовими договорами. Виробничої необхідності в цьому також немає.

ТОВ «Катрит» вирішило піти роз'ясненням Мінфіну. Витрати по «перевезенню» персоналу в розмірі 20 000 руб. (23 600 руб. – 3 600 руб.) фірма не враховує у видатках на оплату праці

Виходить, що такі суми, витрачені на оплату проїзду, не обкладаються також ЕСН і пенсійними внесками

Тому що співробітники можуть доїхати до роботи на суспільному транспорті, при проїзді за рахунок роботодавця в них виникає дохід у натуральній формі у вигляді послуг з доставки. У їхню вартість фірма включає й суму ПДВ (3 600 руб.).

При розрахунку НДФЛ податкова база кожного співробітника, що зазначений у списку, збільшиться на 295 руб. (23 600 руб. : 80 чіл.).

Варто відзначити, що в арбітражній практиці є приклади, коли фірмам вдавалося довести своє право не нараховувати «зарплатні» податки зі знеособленої матеріальної вигоди (див. постанова ФАС Московської області від 28 лютого 2006 р. № КА-А40/558-06).

На закінчення хочеться сказати, що набагато менше проблем виникає в компаній, які підписують договір аутсорсинга з кадровим агентством про надання їм персоналу. Оскільки співробітники в цьому випадку не є «рідними», представники Мінфіну у вже згаданому нами листі від 4 грудня підкреслюють, що їхня доставка до місця роботи й назад ЕСН не обкладається