Здавалося б, що може бути простіше, ніж оформити доручення? Але звичайно так і буває - проблеми підстерігають нас там, де їх чекаєш найменше. Не виключення й документ про передачу повноважень. Про що корисно згадати, щоб не нажити нежартівливих проблем майже на рівному місці? Рівному тільки на перший погляд...

Становимо документ

Як відомо, Цивільний кодекс не пред'являє якихось особливих вимог до оформлення доручення, що, як правило, можна скласти в довільній формі. При бажанні це можна зробити на бланку організації.

Але майте на увазі, є виключення. Доручення від імені компанії на одержання товаро-материальних цінностей (ТМЦ), по сумісництву, є первинним документом бухучета. Такі доручення бухгалтерія виписує сама. Для цього передбачені дві уніфіковані форми: № М-2 і № М-2а (утв. постановою Держкомстату Росії від 30 жовтня 1997 р. № 71а).

Ще одна деталь оформлення, що прямо не треба із ГК РФ - паспортні дані повірника. Дійсно, його повноваження не постраждають, якщо такі дані не вказувати. Але адже доручення видається, у тому числі, і для того, щоб контрагенти або чиновники могли переконатися, що перед ними саме представник компанії. Тому не варто зневажати вказівкою в дорученні цих відомостей. Це позбавить представника від необхідності доводити, що це саме йому виданий документ, а вас від турбот пов'язаних з тим, щоб підтвердити цей факт. Юристам добре відомо, що іноді упущений час коштує занадто дорого.

Дане міркування справедливо й відносно інших способів уникнути різночитань у змісті документа: всі дати й строки потрібно вказувати не тільки цифрами, але й прописом. Особливо важливо недвозначно вказати дату видачі, тому що без її доручення незначне (п. 1 ст. 186 ГК РФ). А найменування організацій, прізвища, імена та по батькові довірителів і представників, інших осіб писати повністю. Простіше говорячи, ніде в тексті доручення не слід допускати скорочення.

«Всі дати й строки потрібно вказувати не тільки цифрами, але й прописом. Ніде в тексті доручення не слід допускати скорочення»

Формулюємо повноваження

Сама суть доручення припускає, що з її повинні бути чітко видна воля довірителя й обсяг переданих повноважень. Можливий дуже широкий спектр варіантів. Від генерального доручення, (наприклад, доручення на керівника філії організації), до доручення на здійснення разової конкретної дії (здійснити операцію, одержати зарплату й т.п.).

На практиці найпоширеніші доручення, видавані для здійснення ряду однорідних угод або інших однорідних юридичних дій (спеціальні доручення). Наприклад, для захисту інтересів організації в арбітражних судах і судах загальної юрисдикції, на керування транспортним засобом. Краще не зловживати розхожою фразою «і інші повноваження, пов'язані з дорученням». Це зайвий привід для розбіжностей із приводу повноважень представника. Дійсно важливі й конкретні повноваження краще розписати докладно.

Зверніть увагу, деякі повноваження не можна передавати за дорученням.

Наприклад, уповноважений представник платника податків не вправі платити за нього податки. Це безпосередній обов'язок платника (визначення Конституційного суду РФ від 22.01.04 № 41-ПРО). Всі зобов'язання по відшкодуванню шкоди, заподіяного здоров'ю людини або його майну, винуватець зобов'язаний виконувати особисто (п. 1 ст. 1064 ГК РФ). А налоговики, заручившись статтею 9 Федерального закону від 08.08.01 № 129-ФЗ «Про державну реєстрацію юридичних осіб і індивідуальних підприємців», не стануть реєструвати нову фірму, якщо заява про реєстрації подасть представник засновників за дорученням. При цьому наявність судової практики на користь організацій (наприклад, постанови Федерального арбітражного суду Північно-Західного округу від 10.01.07 № А56-35539/2005, від 11.02.05 № А21-5471/04-З1) для них значення не має.

Надаємо документу юридичну чинність

Цивільний кодекс прямо вимагає, щоб на дорученні від імені організації були її печатка й підпис керівника (п. 5 ст. 185 НК РФ). На додаток до цих реквізитів у дорученні на одержання ТМЦ від імені державного або муніципального підприємства свій автограф повинен залишити головбух.

Судова практика дозволяє зробити досить цікавий висновок: підпис все-таки, важливіше печатки. Так, з постанови Федеральний арбітражний суд Волго-Вятского округу від 16 липня 2003 р. № А43-4692/02-26-180 треба, що при наявності відбитка справжньої печатки, але без підпису керівника, доручення не можна вважати дійсної. А от у зворотному випадку, коли є підпис, але немає печатки, документ вилікуємо. Наприклад, у постанові від 27 лютого 1996 р. № 19/96 Президія ВАС РФ указав: доручення зі справжнім підписом керівника й головного бухгалтера фірми, але з підробленою печаткою не свідчить про те, що представник є з особою. При виникненні подібних ситуацій варто враховувати всі обставини в сукупності: статус представника, наявність трудових відносин між ним і довірителем і т.п.

Завіряти доручення в нотаріуса потрібно лише у випадках прямо прописаних у законі. Доручення від імені юридичної особи обов'язково завіряти в нотаріуса, тільки якщо мова йде про передоручення (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Інші випадки обов'язкової візи нотаріуса на документі ставляться до доручень, виданим фізичними особами (наприклад, доручення на право представляти фізичну особу в податкових відносинах; п. 3 ст. 29 НК РФ).

«Судова практика дозволяє зробити досить цікавий висновок: підпис на дорученні все-таки важливіше печатки»

Особливості оформлення доручень

Крім основних правил складання доручень, про які ми нагадали вище, корисно мати на увазі наступні особливості.

Договір з консалтинговою або аудиторською фірмою Зараз дуже поширене співробітництво організацій або підприємців з консалтинговими й аудиторськими фірмами. Найчастіше ці фірми за договором обслуговування беруться захищати інтереси своїх клієнтів у судах, податкових і інших органах, на ринку цінних паперів і т.п.

На кого в таких випадках клієнт повинен видати доручення: безпосередньо на фірму або ж на її працівника, що буде займатися даним клієнтом? У законодавстві РФ чіткої відповіді на це питання немає.

Такий варіант передачі не порушує законодавство і є оптимальним для сторін представництва. Адже якби клієнт видав доручення на ім'я фірми, то їй довелося б передоручати повноваження своєму працівникові. А це можливо тільки, якщо в первісному дорученні передбачена можливість передоручення. Крім того, передоручення потрібно нотаріально завіряти.

Подання інтересів в арбітражному суді Для представництва в арбітражному суді також установлені особливі вимоги до оформлення доручень (ч. 2 ст. 62 АПК РФ).

У такім дорученні повинне бути спеціально обговорене право представника підписувати позовну заяву, відкликання на позовну заяву, заяву про забезпечення позову. А також право відмовлятися від позовних вимог, визнавати й змінювати їх, оскаржити судові акти арбітражного суду, передавати свої повноваження представника іншій особі (передоручення). У противному випадку вважається, що представник такими повноваженнями не наділений. І суд, приміром, вправі залишити без руху апеляційну скаргу, підписану представником на підставі, так скажемо, «неповної» доручення. А якщо причини залишення скарги без руху вчасно не усунуті, - те й зовсім повернути скаргу (постанова Федерального арбітражного суду Північно-Західного округу від 6 вересня 2006 р. № А26-4719/2005-13).

У цивільному процесі діють схожі вимоги про спеціальне застереження ряду повноважень у дорученні (ст. 54 ЦПК РФ).

Представництво у виконавчому виробництві Доручення на подання й захист інтересів у ході виконавчого виробництва складається по тім же принципі, що й доручення на представництво в арбітражному процесі.

Якщо ви хочете, щоб представник компанії міг пред'являти й відзивати виконавчі документи, передоручати надані йому повноваження, оскаржити дій судового пристава-виконавця й одержувати присуджене вам майно (у тому числі кошти), те про цьому потрібно обов'язково вказати в дорученні (п. 2 ст. 35 Федерального закону від 21 липня 1997 р. № 119-ФЗ «Про виконавче виробництво»).

Приховання небезпеки доручення

На практиці, навіть ідеально оформлене доручення може стати причиною ряду проблем. Як їх вирішити?

Небезпеки в переданих повноваженнях Мінус будь-якого доручення в тім, що вона не має сил осягнути неосяжне. Тому на практиці може виникнути ситуація, коли представник з метою забезпечення інтересів що представляє буде змушений перевищити свої повноваження (наприклад, укласти угоду, хоча доручення йому цього не дозволяє). Але, незважаючи на те, що представник діяв винятково заради вигоди свого довірителя, усі права й обов'язки по зробленій угоді виникнуть у представника (ст. 183 ГК РФ). Природно, такий розвиток ситуації може бути невигідно ні тому, ні іншому. Але це поправно.

Щоб ця угода мала юридичні наслідки безпосередньо для довірителя, потрібно щоб він її прямо схвалив кожним з перерахованих способів (п. 5 інформаційного листа Президії ВАС РФ від 23 жовтня 2000 р. № 57):
- письмове або усне схвалення, що може бути безпосередньо адресовано контрагентові по угоді,
- визнання претензії контрагента,
- прохання про відстрочку або розстрочку виконання угоди,
- акцепт інкасового доручення,
- здійснення конкретних дій, які свідчать про схвалення угоди (наприклад, повна або часткова оплата товарів, робіт, послуг, їхнє приймання для використання, повна або часткова сплата відсотків по основному боргу, так само як і сплата неустойки, штрафів за порушення зобов'язань і т.п.),
- висновок іншої угоди, що забезпечує першу або укладена з метою виконання (зміни) першої.

При здійсненні кожного із цих дій, буде вважатися, що угода схвалена, і усі права й обов'язки по ній перейшли до довірителя.

Небезпеки вподписи. Якщо в організації змінився керівник, краще відразу поміняти доручення, підписані колишнім директором, на дорученні з підписом нового.

Справа в тому, що деякі юристи, у тому числі й судді, уважають зміну керівництва організації підставою припинення дії доручення. Пояснюють це тим, що саме законний представник фірми вправі вирішувати, кому довірити ті або інші повноваження. Новий директор може бути не згодний з тим навкруги осіб, доручення яким видав його попередник. Тому їх потрібно поміняти на нові й тільки тоді вони будуть дійсними.

На наш погляд, ця точка зору невірна. У статті 188 ГК РФ сказано, що доручення достроково втрачає силу, коли припиняється юридична особа, що видала неї. А про його керівництво (законному представники) мови не йде. До того ж, якщо додержуватися тієї логіки, що всі доручення, підписані старим директором недійсні, потрібно перескласти й всі договори, укладені їм же.

Як би те не було, є небезпека, що доручення, підписану колишнім керівником, не приймуть у суді або інших органах зі звідси правовими наслідками, що випливають (відмова в прийомі документів, недопущення до участі в розгляді справи й т.п.). Без витрати часу й сил запобігти таким наслідкам можна, але тільки представивши доручення з підписом нового керівника.

«Деякі юристи, у тому числі й судді, уважають зміну керівництва організації підставою припинення дії доручення»

Небезпеки в самому представнику Іншу небезпеку несуть у собі доручення, видані на тривалий строк. Цілком імовірно, що довіритель може засумніватися в чесності свого представника задовго до того, як строк доручення мине. Що можна зробити в такій ситуації, щоб запобігти подальшим несумлінним діям (бездіяльність) представника?

Потрібно скасувати видане доручення. І чим швидше це зробити, тим краще для довірителя. Адже якщо представник зробить небажану для довірителя угоду ще до того, як довідається про скасування доручення, те саме в останнього виникнуть усі права й обов'язки по цій угоді (п. 2 ст. 189 ГК РФ).

Щоб зафіксувати дату, коли представник довідався про позбавлення своїх повноважень, лист краще вручити йому особисто або відправити поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення.

Разом з тим про анулювання доручення необхідно сповістити третіх осіб, для представництва перед якими було видане доручення (наприклад, органи Федеральної реєстраційної служби). І знову ж, чим раніше, тим краще. Адже маючи таку інформацію, ці особи можуть запобігти незаконним діям колишнього представника.