Система “Альтер Лого:Керування холдингом” розроблена компанією “Альтер Лого” на основі платформи “1С:Підприємство 8.0”. На цей момент завершено кілька впроваджень цього продукту, зокрема в Групі компаній “Промстройконтракт”.

Сьогодні більшість керівників усвідомлює, що прибуткова, ефективна робота компанії неможлива без грамотної постановки й автоматизації управлінського обліку. Якщо компанія складається з декількох підприємств, актуальність обліку зростає багаторазово.

Єдина система автоматизації холдингу “Альтер Лого:Керування холдингом” призначена для оптових торговельних і виробничих компаній, які:

• мають потребу в надійному контролі актуального фінансового стану філій і компанії в цілому;
• інтенсивно розвивають свій бізнес і створюють нові філії;
• висувають підвищені вимоги до прозорості й керованості бізнесів-процесів

Можна назвати наступні основні завдання, розв'язувані системою:

• уведення й контроль первинних документів;
• підтримка особливостей бізнесів-процесів компанії;
• різнобічний аналіз економічних показників;
• формування управлінського балансу;
• консолідація підсумків діяльності підрозділів холдингу

Система “Альтер Лого:Керування холдингом” створена на основі платформи V8 фірми “1С”. Конфігурація системи повністю оригінальна й розроблялася виходячи з потреб великих компаній з більшим документообігом і складними бізнесами-процесами. Система містить у собі всі засоби для оперативного обліку інформації й стандартного аналізу взаєморозрахунків, активів, витрат і т.д. У цій статті ми зупинимося на ключових моментах, які відрізняють “Керування холдингом” від інших систем, що вирішують подібні завдання

Особливості системи можна розділити на два блоки: облікові й технологічні

Облікові особливості системи

Найважливішим поняттям системи є бізнес-операція. Це елемент структури більше низького рівня, чим документ, і, як правило, відповідає руху матеріальних або фінансових засобів. На відміну від документа застосування бізнесів-операції дозволяє одержати більше глибоку деталізацію при створенні аналитики. Іншою перевагою є гнучкість у реалізації документообігу на підприємствах холдингу. Кожне з підлеглих підприємств може мати свою, унікальну систему обліку, а відповідним чином настроєний класифікатор бізнесів-операцій дозволяє гармонійно консолідувати дані в базі головної організації з високим ступенем деталізації

В основі механізму консолідації лежить бізнес-операція, що є відмітною характеристикою нашого продукту. Розроблено докладний трехуровневий класифікатор бізнесів-операцій, що, як показує багаторічний практичний досвід, більшість компаній можуть використати без коректувань або вносячи мінімальні зміни

Для керівника компанії важливо одержати загальну картину діяльності підприємства. Більшість облікових систем реалізують цю потребу, видаючи за кожний звітний період баланс і звіт про витрати й доходи підприємства. У системі “Керування холдингом” ми пропонуємо керівникам використати баланс як засіб оперативного керування

Керівник має можливість одержувати многовалютний управлінський баланс у будь-який момент часу за будь-який період, наприклад за 10.01.06 з 08.00.00 по 13.30.00. При цьому версії балансу, сформовані в різний час за той самий період, зберігаються в системі для наступного аналізу. Істотно також те, що в кожний момент часу в баланс входять всі підсистеми обліку, що забезпечує його збіжність, і будь-який показник балансу можна деталізувати до бізнесу-операції простим натисканням клавіші

Для виборчого аналізу баланс формується по довільному списку фірм-філій, і всі операції по взаємодії між філіями холдингу відділені й представлені у вигляді окремого блоку. Для аналізу взаємин з контрагентами існує фільтр, що дозволяє побудувати баланс по групі контрагентів. Крім того, у системі існує ряд сервісних механізмів для діагностики й виправлення помилок, виявлених при побудові балансу

Особлива увага варто звернути на реалізацію принципу подвійного запису, що приносить у фінансовий контроль перевірені методи контролю з бухгалтерського обліку. Всі рухи матеріальних і фінансових засобів ведуться з одночасним записом дебету й кредиту, що дозволяє надійно контролювати засоби, що наличествуют, і уникати помилок уведення інформації. Засоби не можуть “нізвідки узятися” і “кудись зникнути”, як це часто відбувається в системах з одинарними записами. Запис на різних рахунках дозволяє одержувати додаткову аналітику по бізнесах-операціях, тому що тут ми можемо простежити шлях проходження засобів по стадіях бізнесів-процесів і їх зміни

Бухгалтерський баланс створюється паралельно з управлінським балансом. Система містить у собі стандартну структуру бухгалтерських рахунків, а документи при проведенні одночасно створюють запису в бухгалтерських і управлінських регістрах. Для оптимізації роботи системи створення бухгалтерських проводок може бути переведене у фоновий режим шляхом настроювання опцій. У результаті система дозволяє одержувати аналітику у вигляді стандартних бухгалтерських звітів, а також створює додатковий рівень контролю над правильністю інформації, що втримується в базі

Стандартизована звітність філій холдингу є гнучкою системою створення й тиражування звітів, заснованих на даних балансу й призначених для подання звітності від філій холдингу вцентр.

Показники кожного звіту запозичені з балансу, при цьому для формування показників можна використати математичні формули й умовного оператора. Зовнішній вигляд кожного звіту визначається користувачем і може бути змінений без зміни конфігурації системи

Як і в управлінському балансі, кожний показник звіту розгортається до бізнесу-операції. Для конкретної філії може бути настроєна своя система показників, незалежна від інших філій і центрального офісу

Облік витрат є найважливішою частиною в будь-якій системі керування й обліку. У нашому випадку підсистема “Облік витрат” ділиться на дві частини: перша враховує витрати, які ставляться на собівартість продукції, товарів, а друга - ті, які ставляться на загальногосподарські витрати

У системі присутня глибока аналітика: чотири основних і три додаткових рівні й унікальна структура формування витрат

У рамках холдингу затверджується єдиний набір статей витрат. Контроль витрат відбувається на всіх етапах: заявка на витрату, оплата, звіт про зроблені витрати. Всі дії виробляються за допомогою інтелектуальної системи уведення даних, що страхує від помилок і неточностей, а для докладного аналізу витрат існують спеціальні аналітичні звіти

Розподіл витрат на собівартість у режимі реального часу є особливістю продукту, відсутньої в інших програмах. Контролювати зміна собівартості продукції можна безпосередньо в процесі рознесення витрат із затримкою розрахунків не більше п'яти хвилин навіть при повнім завантаженні системи. Після рознесення витрат або їхньої частини система автоматично, у фоновому режимі й не припиняючи роботи інших процесів, перераховує собівартість продукції, що робить створення собівартості творчим, живим процесом, що приносить компанії можливість нових способів економії витрат

У системі реалізований гнучкий механізм розподілу витрат на собівартість, що дозволяє підлеглим підприємствам холдингу набудовувати власні схеми розподілу витрат залежно від особливостей бізнесу. Приміром, можна розподіляти витрати відповідно до вартості й відповідно до ваги; розподіляти витрати по приходу або коли відбувається списання зі складу; ураховувати витрати по оприбуткуванню, по оплаті й по звіті

Передбачена оптимизированная система уведення й розподілу витрат залежно від видів об'єктів витрат і послуг

Особлива увага варто звернути на облік імпортних операцій. Процес надходження імпортного товару максимально автоматизований, розрахунок основних витрат (ПДВ, мита, доставка) напівавтоматичний або автоматичний

Альтернативна система уведення даних (бланки) розроблена з метою відділення поняття надрукованого заповненого й затвердженого бланка від поняття документа в системі “1С”. Ми постаралися за допомогою цього механізму надати користувачеві максимальна кількість переваг, пов'язаних з окремим зберіганням друкованої й електронної форм документа

Заповнення документів може відбуватися на самих бланках: на екрані оператор бачить зображення бланка, ідентичне аркушу, з якого він заносить інформацію. Це дозволяє прискорити набір даних і підсилити візуальний контроль за помилками уведення

Створюється окремий архів надрукованих документів, які після сканування зберігаються разом з печатками й підписами відповідальних осіб. Цей засіб використається для створення звітності для зовнішніх органів

Один документ може мати кілька бланків з різними даними. Набір бланків настроюється й може бути змінений без необхідності зупинки системи, що особливо важливо при інтенсивній експлуатації, коли кожна хвилина простою може викликати невдоволення клієнтів і вести до додаткових витрат

Активне використання штрихкодирования документів і операцій. Всі бланки й більшість документів ідентифікуються по штрихкоду. Це дозволяє значно заощаджувати час на операціях модифікації документів і створення підлеглих документів. Для доступу до електронного оригіналу, коректування, доступу до архіву або для створення підлеглого документа (наприклад, рахунку-фактури з товарної накладної) операторові досить провести сканером по полю зі штрихкодом, і система виконає всі операції за нього. Використання даної функції дозволяє в рази скоротити час обробки потоку однакових документів за рахунок відсутності необхідності в пошуку документа, операціях відкриття, модифікації, печатки й т. п.

Автоматичні операції, вироблені з конкретного робочого місця з уведеним по штрихкоду документом, настроюються в широких діапазонах відповідно до схеми бізнесів-операцій. Можливими діями можуть стати: створення документа на підставі документа, ліченого по штрихкоду, редагування документа, висновок звіту, печатка копії, проведення й підпис документа, збереження отсканированного оригіналу в сховище документів, виклик оригіналу зі сховища

Іноді, у процесі створення й узгодження документа, можуть з'являтися кілька друкованих версій того самого документа з одним номером і одним числом. Ці зміни відбиваються в штрихкоде кожної друкованої версії, і при зчитуванні дана версія документа рівняється з останньої. Якщо знайдені відмінності, то операторові видається відповідне попередження. Такий контроль дозволяє відслідковувати поточні зміни (історія зберігається в системі), а також уникати твердження неактуальних копій документа

Проміжна фіксація стану даних. Крім звичайної функції звірення стану взаєморозрахунків компанії і її контрагентів, цифр обліку й реальних станів складів і кас, акти звірення тепер допомагають шукати помилки, що з'явилися в результаті зроблених заднім числом змін у документах. У цьому випадку “Акт звірення” фіксує стан з деталізацією до бізнесу-операції, і при аналізі відразу ж показується, які документи й наскільки були змінені в період, зазначений вакте.

Система дозволяє зробити наступні акти звірення: з постачальником, з покупцем, складу, каси. Акти звірення з постачальником і покупцем є передплатними документами бухгалтерського рівня. Після підпису вони скануються й зберігаються в базі на випадок, якщо буде потрібно створити звітність по запиті зовнішніх органів. Акти звірення каси й складу є внутрішніми документами й підписуються відповідальними за касу й склад особами й проверяющим.

Формування всіх актів звірення відбувається автоматично протягом не більше п'яти секунд після завдання вхідних параметрів. Акти звірення є активними документами, що дозволяє безпосередньо з них формувати весь набір зв'язаних звітів і одержувати доступ до використовуваного для їхнього формування документам, що скорочує час, необхідне для аналізу, ухвалення рішення й коректування даних

Акти звірення також використаються для аналізу відхилень, що виникають у результаті коректувань “заднім числом”. Для кожного виду актів існує пари - звіт і документ. Документ фіксує стан обліку за обраний період, як це було на момент створення акту звірення, а звіт показує, як цей же самий період відбитий у поточному стані бази даних. Друковані форми звіту й документа ідентичні, що дозволяє візуально виявити відхилення в інформації, помістивши обидві форми поруч.

З кожної позиції звіту можна одержати доступ до документа, що породили рух, і подивитися, яким образом цей документ сформував зміни, а також провести коректування безпосередньо в процесі аналізу

Електронні підписи на документах дозволяють спростити процедуру узгодження в документах, що вимагають більше одного підпису. Поки один або кілька відповідальних менеджерів не поставлять свої електронні підписи, будуть діяти різні обмеження, наприклад, заборона печатки неузгодженого документа, заборона створення підлеглих документів або будь-яка інша заборона або комплекс заборон. Крім того, непідписані документи добре помітні в журналах документів. Після підписання документа його зміна приводить до того, що “підпис знімається” і документ необхідно заново підписувати. Повідомлення про необхідність поставити свій підпис на документі приходить по електронній пошті або по внутрішній підсистемі видачі завдань. При цьому менеджери можуть фізично перебувати в різних місцях або навіть містах і не витрачати час на проведення особистих зустрічей або дорогі дзвінки

Система електронних підписів є окремим від документів механізмом і гнучко настроюється відповідно до правил ведення бізнесу без необхідності впрограммировании.

Розроблено кілька типів підписів і правил їхнього використання. Для підписів передбачене об'єднання в групи по виконуваних функціях. Таким чином, один документ може бути підписаний декількома працівниками. Існує альтернативний вид підпису - перенесеної з аркуша. менеджер, Що Має повноваження, може поставити підпис іншої особи, що вже завірило документ. У реєстраційному журналі з'явиться запис, що підпис був поставлений не з паперової копії документа й при аналізі буде відрізнятися від поставлених звичайним способом підписів

Для цілей аналізу історії узгодження документа ведеться історія підписів. З документа можна подивитися, коли й ким були підписані або перепідписані документи

Система керування прайс-листами дозволяє оперативно регулювати цінову політику компанії. У нашій системі прайс-листи не просто відбивають існуючі ціни на товар, але і є механізмами формування цих цін. У логіку системи прайс-листи - це документи, що фіксують розраховані ціни починаючи з моменту проведення документа. Новий документ, що вказує ту ж номенклатуру, що й у старому прайс-листе, скасує старі ціни, і далі у всіх накладних і рахунках з'являться нові ціни

У прайс-листи включений зручний механізм розрахунку ціни із застосуванням групових формул і попередніх перевірок отриманих сум, щоб звести до мінімуму повторні ручні операції. Зручна можливість формування нового прайс-листа зі старого робить перерахування цін дійсно оперативним процесом, що займає лічені хвилини

Для оптових фірм розроблена можливість застосування декількох типів цін, що по суті є системою знижок різного рівня для споживачів. Користувач визначає в прайс-листе типи цін, а потім застосовує їх у видаткових документах і рахунках. Крім того, можливе застосування спеціальних цін, таких як індивідуальні або для маркетингових акцій. При цьому видаткові документи автоматично визначають, можна або не можна застосувати даний вид спеціальних цін для даного товару або споживача. Наприклад, бере участь чи ні товар або споживач у маркетинговій акції зі спеціальними цінами. Якщо товар не бере участь, то пропонується виставити ціну на нього не з маркетингового прайс-листа, а з іншого

У прайс-листах передбачені ціни на групи товарів. Це особливо зручно для компаній, що займаються закупівлями однакової продукції від різних виробників. У цьому випадку облік кількості й витрати буде вестися відповідно до номенклатури, а ціна буде виставлятися одна на всю групу товарів. Ви можете подивитися дані про вхідним у групу товарах, просто клацнувши мишею по групі товарів на електронній формі прайс-листа.

У механізм формування цін закладений контроль за встановленими правилами ведення бізнесу щодо прибутковості продажів - скажемо, щоб ціни були не менше, ніж собівартість продукції й (або) задовольняли іншим обмеженням. Контроль відбувається як на етапі формування прайс-листов, так і на етапах виписки документів. При спробі проведення документа із ціною, що не задовольняє правилам бізнесу, буде виведене попередження про те, що застосування даної ціни неможливо, і система запропонує поміняти тип ціни або відкоригувати прайс-лист. В умовах постійно перелічуваної собівартості такий механізм дозволяє не занижувати прибуток і оперативно міняти ціни

У рамках формування єдиного інформаційного простору підприємства в систему уведений блок керування завданнями співробітникам. Система дозволяє створювати й розсилати повідомлення як одному співробітникові, так і постійній або тимчасовій групі співробітників. Повідомлення можуть вимагати підтвердження в прочитанні, мати строк виконання. Всі завдання й повідомлення попадають у щоденний звіт і керівника, що видав завдання, і співробітника, його що получили. При виникненні ситуацій, що вимагають особливого контролю, система формує завдання автоматично.

Технологічні особливості системи

Розвинена система контролю й діагностики контролює коректність даних на етапах уведення, обробки й аналізу й дозволяє користувачам уникнути великої кількості користувальницьких помилок

Оптимізація трудомістких циклів за часом виконання й трудозатратам можлива за рахунок застосування пакета оптимизационних процедур, таких як наскрізне штрихкодирование документів і уведення даних за допомогою сканерів штрихкодов, заповнення бланків “як на аркуші” і автоматизація рутинних послідовностей дій

Персоніфіковані права доступу до інформації й динамічний розподіл ролей користувачів дозволяють оперативно делегувати повноваження по створенню й завіренню документів, тим самим уникаючи довгого очікування підпису відсутнього менеджера

Тепер про документообіг і відстеження маршруту руху документів. У процесі твердження й доробки документи можуть проходити кілька стадій змін, а також використатися для створення підлеглих документів. Історія проходження, модифікацій і підписів фіксується системою й може бути переглянута з електронної форми документа

Приведемо деякі характеристики й параметри, що дають подання про продуктивність, надійність і інші якості й особливостях системи

Продуктивність системи:

• час проведення потокових документів - 1-5 секунд;
• час побудови оперативних звітів — менш 15 секунд;
• час побудови розгорнутих аналітичних звітів — одиниці хвилин;
• ефективна робота з більшими обсягами даних;
• максимальне використання можливостей платформи 8.0;
• реалізовані механізми, що прискорюють і спрощують дії користувачів при виконанні трудомістких операцій;
• відсутні тривалої регламентної процедури

Надійність:

• забезпечується наявність декількох рівнів контролю при уведенні, обробці й аналізі даних;
• діє система збору, класифікації й зберігання для наступного аналізу даних про помилки;
• підтримується автоматичне формування завдань відповідальним особам при виникненні критичних ситуацій;
• здійснюється періодична фіксація стану ключових даних для швидкого пошуку помилок

Особливості реалізації:

• деталізація всіх елементів обліку можлива до бізнесу-операції;
• для підвищення надійності й точності використаний принцип подвійного запису;
• використається розширена діагностика даних;
• здійснюється самоконтроль системи;
• реалізована компонентна структура;
• є широкий набір стандартних модулів з можливістю поповнення;
• система придатна до використання в іноземні (СНД) компаніях;
• для розширення можливостей системи використані зовнішні компоненти;
• ведеться зберігання отсканированних образів первинних документів;
• здійснюється формування реальної собівартості в режимі реального часу

Зв'язатися з автором і одержати більше докладну інформацію про систему “Альтер Лого:Керування холдингом” можна за адресою Этот e-mail защищен от спам-ботов. Для его просмотра в вашем браузере должна быть включена поддержка Java-script .