П.Баскакова, «Астрософт»

Сучасні компанії містять до десятків і сотень тисяч договорів щорічно. Однак, незважаючи на те, що договори є формальною підставою практично всієї діяльності підприємств, дуже часто відсутній повна й легко доступна інформація про хід виконання зобов'язань із боку постачальників і споживачів, строках платежів, завантаженню співробітників. Вирішити завдання обліку й керування договорами дозволяє розроблений компанією Астрософт програмний продукт «Астрософт: Облік договорів», що автоматизує всі процеси договірної діяльності й, тим самим, забезпечуючи швидкий доступ до необхідної оперативної й аналітичної інформації з договорів.

Коли в компанії встає завдання оперативно одержати актуальну інформацію про хід виконання зобов'язань і розрахунках по договорах, з'ясовується, що ця інформація аж ніяк не завжди легко доступна. Яка кількість контрактів потрібно закрити в наступному місяці? Яка величина штрафів буде нарахована у випадку невиконання тих або інших зобов'язань, чому відсутні акти по закритих етапах і договорам? Відповіді на ці питання навряд чи вдасться одержати миттєво.

Представимо таку ситуацію. Ваш клієнт зробив замовлення на поставку матеріалів і встаткування. У своїй обліковій системі Ви оформили замовлення, склали перелік необхідного встаткування й матеріалів, підготували специфікації. Для забезпечення цього замовлення необхідно зробити певну кількість закупівель у різних постачальників. Відповідно, Ви включили необхідні позиції в план закупівель. Через якийсь час Ваш клієнт відмовився від угоди. Це означає, що Ви повинні в плані закупівель знайти позиції, включені для забезпечення замовлення клієнта, потім знайти договори вже з Вашими постачальниками й скасувати замовлення. Ми бачимо досить складну процедуру. Але у випадку, якщо інформаційна система дозволяє зв'язати договір із клієнтом з договорами з постачальниками, скасування угоди із клієнтом автоматично спричинять скасування угод з постачальниками, і процес стає значно простіше й дешевше.

Робота з договорами ведеться майже у всіх підрозділах підприємства й має на увазі під собою рішення ряду разнопланових завдань. Це викликано самою природою договору. Договір - основа діяльності організації, він є підставою всіх взаємин із працівниками, акціонерами, клієнтами, постачальниками й т.д. Саме на підставі договору виникають зобов'язання сторін, які згодом підлягають виконанню, а виходить, повинні плануватися, ураховуватися й контролюватися. Для спрощення розуміння завдань, які ставить перед організаціями необхідність керування найважливішою стороною діяльності, роботою з договорами, розглянемо етапи роботи з договорами.

Типові етапи договірного процесу.

Очевидно, процес роботи з договором починається з переговорів. Тут фіксуються попередні домовленості про строки й суму контракту, приблизно розраховується маржинальний дохід угоди, установлюються найбільш важливі умови майбутнього договору. На цьому етапі можуть виникати такі документи, як протоколи зустрічей, угоди про наміри, конкурсні пропозиції, тендерна документація.

Після досягнення сторонами угоди по всіх ключових моментах угоди, починається наступний етап, підготовка проекту договору, у якому фіксуються всі умови угоди. Найчастіше, компанії вже мають готові шаблони договорів різного типу, і основним завданням цього етапу стає внесення конкретних даних у шаблон. Після підготовки тексту договору підходить етап його узгодження з контрагентом і усередині самої організації. У момент підписання договору, його статус змінюється на статус офіційного документа. Договір реєструється в бухгалтерії й загальному реєстрі договорів підприємства. Потім починається регламентований облік документів і дій за договором. Маються на увазі документи оплат, специфікації, акти виконаних робіт, товарно-транспортні накладні й т.д.

У тому випадку, коли компанія виступає постачальником продуктів і/або послуг з договору, відповідальним особам з її боку необхідно запланувати виконання робіт за договором, скласти бюджет цих робіт, урахувати завантаження співробітників у планах періодів, що зачіпають контрактом. Цей етап роботи над договором є плануванням виконання договору. Формалізація процесів цього етапу й контроль над його ходом необхідні для забезпечення своєчасного і якісного виконання наступних робіт і зобов'язань за договором. У більшості випадків інформація з етапу планування виконання ніяк не відображається в обліковій системі, дорівнює, як і по самому виконанню договору. На етапі виконання договору, як правило, ураховуються лише документи здійснення господарських операцій.

Мабуть, найбільше автоматизируемим на сьогоднішній день є етап розрахунків. Для цілей регламентованого обліку компанії фіксують всі документи в бухгалтерській системі.

Останній з розглянутих етапів договірного обліку, а точніше, безперервний процес, - зберігання договорів і пов'язаних з ними документів. Нерідко, зустрічаються випадки, коли компанії зберігають тільки паперові оригінальні екземпляри договорів. Причому найчастіше, не в єдиному архіві, а розкиданими по департаментах, службам і філіям. Документи ж розрахунків по договорах, зберігаються в архівах бухгалтерії. Це значить, що при необхідності відновлення картини тієї або іншої угоди може знадобитися чимало зусиль і часу.

Отже, після розгляду етапів роботи з договорами, інакше кажучи, процесів договірного обліку, і аналізуючи досвід російських компаній, напрошується висновок, що кожний із цих процесів, якщо й автоматизований, то в різних, нерідко ізольованих друг від друга, інформаційних системах підприємства.

Підготовка договорів, переговори, зустрічі, дзвінки відслідковуються в CRM системах. Узгодження й твердження - у системах документообігу. Реєстрація й розрахунки - у бухгалтерських системах. Планування закупівель і бюджету для виконання договорів - у системах управлінського обліку. Планування виконавців - у системах керування проектами. Виходить, що повної картини договорів, зобов'язань і розрахунків по угодах у керівника немає. Для зміни цієї ситуації фахівці Астрософт розробили систему, що дозволяє автоматизувати всі етапи роботи з договорами, тим самим дає можливість контролювати й аналізувати договірну діяльність у всіх аспектах. Це допомагає компаніям уникнути втрат, обумовлених несистемною роботою з договорами, розрізненим зберіганням документів і відсутністю повної й актуальної інформації.

Позитивні результати використання «Обліку договорів» досягаються за рахунок формалізації процесів договірної діяльності, централізованого зберігання документів, контролю грошових потоків, заборгованостей, штрафів і інших завдань керування зобов'язаннями.

Система забезпечує швидкість виконання операцій, повноту інформації з договорів і взаєморозрахунків, обгороджує від здійснення помилок і несанкціонованих дій, дозволяє аналізувати результати договірної діяльності. Найбільш зацікавленими в оптимізації договірної діяльності структурами компаній є дирекція, бухгалтерія, фінансова служба, комерційний відділ, юридична служба. Вони знайдуть в «Обліку договорів» інструмент для рішення вартих перед ними завдань. Серед великого кола розв'язуваних за допомогою програми завдань: спрощення створення нових договорів, контроль коректності тексту договорів, підготовка кошторису договору або етапу, повідомлення відповідальних осіб про необхідність здійснення дій для виконання зобов'язань, контроль надходження й витрати коштів, моніторинг завантаження співробітників по договорах і багато інших завдань.

Технологічно програма «Астрософт: Облік договорів» реалізована на платформі «1С: Підприємство 8.0», конфігурація «Керування торгівлею». Таке рішення дозволяє використати всі можливості цієї потужної облікової й управлінської системи й значно виграти за рахунок інтеграції двох продуктів. Наприклад, оперативні дані з «Обліку договорів» можна вивантажити в найпоширенішу бухгалтерську систему 1С: Бухгалтерія 7.7 або 8.0 і зробити потрібні бухгалтерські проводки без необхідності повторного створення первинних документів.

На закінчення, варто відзначити, що ефективна робота з договорами дає такі переваги, як скорочення витрат на оперативну роботу з договорами, чіткий розподіл і закріплення відповідальності за складання, висновок і виконання договору, схоронність договорів і супутніх документів, можливість швидкої оцінки доцільності угод.