Олена ШЛИФЕР

Найбільше повно облік і розрахунок заробітної плати автоматизований у програмі “1С:Зарплата й Кадри”. Саме в ній реалізовані різні види нарахувань і утримань із заробітної плати. Така програма пасує організаціям зі складної системою оплати праці

Однак є й інший варіант. Часто в невеликих організаціях для ведення бухгалтерського і податкового обліку вже використається програма “1С:Бухгалтерія”. При наявності на фірмі невеликого штату й нескладної системи оплати праці облік заробітної плати цілком можна вести в типовій версії програми “1С:Бухгалтерія 7.7”.

Наше завдання - допомогти читачеві зорієнтуватися, наскільки дана програма підходить для цілей ведення обліку заробітної плати саме в його організації

Перелічимо основні можливості при обліку оплати праці в типовий конфігурації “1С:Бухгалтерія 7.7 редакція 4.5”.

Кадровий облік з веденням основних документів:

• наказ про прийом на роботу;

• наказ про кадрові зміни;

• наказ про зміну окладів;

• наказ про звільнення.

Нарахування заробітної плати по видах:

• основна заробітна плата;

• додаткові види доходів.

• по виконавчих листах;

• НДФЛ.

Нарахування на фонд оплати праці (облік ЕСН)

Формування звітності:

• податкова картка 1-НДФЛ;

• довідка про доходи фізичної особи 2-НДФЛ;

• індивідуальна картка обліку ЕСН;

• декларація по страхових внесках у ПФР;

• декларація по єдиному соціальному податку;

• звіт про використання сум страхових внесків на обов'язкове соціальне страхування від нещасних випадків на виробництві;

• розрахункова відомість по засобах ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ);

• страхові внески ФСС по тимчасовій непрацездатності (форма 4а-фсс РФ).

Податковий облік:

• формування регістрів податкового обліку.

Необхідно настроїти наведені нижче показники й значення

Районний коефіцієнт (не плутати с північною надбавкою!). Формат заповнення наступний: наприклад, при значенні 15 % (підвищенні) заповнюється 1.15.

Межа відрахувань для розрахунку НДФЛ - 20 000 руб. (здійснюється тільки через Константи).

Облік заробітної плати ведеться в зовнішній програмі - “ні” (тобто галочку не ставити) (у Загальних настроюваннях).

Використати регресивну шкалу ставок ЕСН (“так” або “ні”) - через Константи

чиНадається організації пільга по сплаті ЕСН згідно п. 1.2 ст. 239 НК - через Константи

Нагадуємо, що відповідно до цього пункту від сплати податку звільняються суспільні організації інвалідів; установи, створені для досягнення освітніх, культурних, лікувально-оздоровчих, фізкультурно-спортивних, наукових, інформаційних і інших соціальних цілей (докладніше див. Податковий кодекс РФ).

Використати регресивні тарифи страхових внесків у ПФР - значення “так” або “ні” - через Константи

Розглянемо основні положення по обліку оплати праці в конфігурації у відповідності з перерахованими можливостями

Кадровий облік

Кадрові дані докладно заповнюються по кожному співробітнику в довіднику “Співробітники” або в документі “Наказ про прийом на роботу”. При прийманні нового співробітника досить увести дані тільки в документ “Наказ про прийом на роботу”, і вони автоматично скопируются в довідник “Співробітники”.

Прапорець “Співробітник є податковим резидентом” визначає ставку й порядок розрахунку НДФЛ. Доходи резидентів обкладаються за ставкою 13 %, нерезидентів - по ставці 30 %. До фізичних осіб - податковим резидентам Російської Федерації ставляться фізичні особи, що фактично перебувають на її території не менш 183 днів у календарному році

Реквізит “Відрахування на одну дитину” указує суму стандартного податкового відрахування на одну дитину, надаваної при нарахуванні НДФЛ (300 руб., якщо дитину виховують двоє батьків, і 600 руб., якщо дитини виховує один батько й річний дохід працівника наростаючим підсумком не досяг 20 000 руб.).

Нагадаємо, що при уведенні даних необхідно заповнювати всі поля для правильності подальших розрахунків і заповнення звітності. Особлива увага необхідно обертати на періодичні реквізити, ставлячи потрібну дату при уведенні нових реквізитів або зміні наявних. Треба відзначити, що документ “Наказ про кадрові зміни” дає можливість бухгалтерові наочніше бачити й вчасно відбивати у відповідних операціях зміни по особовому складі. Раніше такі зміни по співробітнику можна було робити тільки вручну й бачити їх через історію реквізитів. Документ “Наказ про звільнення” має досить спрощений вид: програма пропонує вибрати співробітника й дату, коли він був звільнений. У вікні форми документа є рядок “Коментар” - це коментар для бухгалтера, у наказ такі дані не попадають. Підстава звільнення прийде вводити вручну на екрані безпосередньо у формі документа перед його роздруківкою (але дані не збережуться у пам'яті) або прямо в роздрукованому документі

Друковані форми наказів Т-1, Т-5, Т-8, починаючи з релізу програми 459, наведені відповідно до нових уніфікованих форм, затвердженими постановою Держкомстату Росії від 05.01.04 № 1.

Нарахування заробітної плати

Редакція 4.5 дає можливість нарахування оплати праці по видах нарахувань, що істотно збільшує аналитичность розрахунків. Довідник “Види нарахувань” дозволяє самостійно заносити використовувані види нарахувань, указуючи код доходу у відповідності зі списком, затвердженим наказом МНС Росії від 01.11.2000 № БГ-3-08/379, а також визначити з кожного виду нарахувань стягують налоги.Ъ

Для того щоб відбити дохід, не оподатковуваний НДФЛ, варто вказати вид нарахування, відповідному доходу з кодом 0000 “Доходи, що звільняють від оподатковування у відповідності зі ст. 217 НК РФ”.

Для правильного розрахунку НДФЛ важлива хронологічна послідовність уведення регламентних документів в інформаційну базу. Зокрема, документ “Нарахування зарплати” варто вводити перед документом “Закриття місяця”.

Докладніше послідовність уведення регламентних документів описана в Путівнику по конфігурації, у розділі “Формування фінансових результатів” (меню Сервіс ® Путівник).

Для кожного виду нарахувань повинен формуватися окремий документ “Нарахування заробітної плати”. Бухгалтерські проводки формуються відповідно до зазначеного у довіднику “Співробітники” даними (для основної заробітної плати) або вводяться самостійно введомости.

Таким чином, бухгалтер може вводити лікарняні, премії, відпускні та інші види нарахувань із відповідними бухгалтерськими кореспонденціями. Розрахунок, однак, по цьому й іншому видах нарахувань прийде робити вручну.

Виплата заробітної плати виробляється окремим документом “Виплата заробітної плати” з формуванням платіжної відомості. Крім того, виплату можна робити і через касу по видаткових касових ордерах

Облік утримань із заробітної плати

Основним видом утримань є податок на доходи фізичних осіб. Розрахунок даного податку в програмі реалізований досить повно. НДФЛ розраховується по ставках 13 %, а також 6 % (дивіденди) і 35 % (матеріальна вигода).

При уведенні даних на нового співробітника або з моменту початку ведення обліку в програмі користувачеві необхідно правильно виставити в ній дату початку вирахування податків - це дата прийому на роботу

Приклад

Співробітник Петренко прийнятий на роботу 09.08.04. Він користується пільгою при вирахуванні НДФЛ як фізична особа - 400 руб., а також має однієї дитини (300 руб). Оклад співробітника - 4000 руб. Дохід з початку року (з попереднього місця роботи) склав 15 000 руб.

При уведенні даних у довідник “Співробітники” на закладці Початкові дані необхідно поставити дату початку обліку податків у програмі - 09.08.04.

Дата 31.07.04 приведе до пільг в сумі 1400 руб (400 + + 300) 5 2, тобто подвійним пільгам), і відповідно сума НДФЛ буде розрахована невірно. Дохід з початку року також проставляється для обліку можливості застосування пільг по НДФЛ.

Для обліку доходів співробітників призначений програмний рахунок ДФЛ (“Доходи фізичних осіб”), що має субрахунку: ДФЛ.1 “Доходи, що ставляться до діяльності, не оподатковуваної ЕНВД” і ДФЛ.2 “Доходи, що ставляться до діяльності, оподатковуваної ЕНВД”.

По рахунку можна стандартним способом сформувати звіт. Обороти по рахунку ДФЛ визначають базу для розрахунку НДФЛ і податків з ФОТ. Рух по рахунку автоматично відбувається при проведенні документа “Закриття місяця”.

Інші втримання (наприклад, утримання по виконавчих листах) виробляються через ручні операції або через створені типові операції. Розрахунок виробляється вручну.

Облік єдиного соціального податку

Ставки податків по ЕСН і ФСС можна переглянути й заповнити в довіднику “Податки і відрахування” (меню Довідники ® Податки). У цьому ж довіднику можна заповнити реквізити податків для заповнення платіжних доручень по перерахуванню податків

Розрахунок ЕСН і формування бухгалтерських проводок виробляється через документ “Закриття місяця”. Бухгалтерські проводки формуються по кожному співробітнику і виду податку

Ще раз відзначимо, що якщо в довіднику “Види нарахувань (виплат)” бухгалтер не відзначив якесь нарахування (наприклад, лікарняний аркуш) як базу для розрахунку ЕСН, то податок із цього нарахування не буде розраховуватися

У бухгалтерському обліку ЕСН і внески в ПФР відбиваються проводками с кредиту рахунків 69-2-1, 69-2-2 або 69-2-3 у дебет рахунків обліку відповідних витрат

Щоб при проведенні документа “Закриття місяця” вирахування ЕСН і внесків у ПФР вироблялося відповідно до описаної методики, у константі “Порядок вирахування ЕСН” укажіть “2” (меню Операції ® Константи). Треба відзначити, що наказ Міністерства РФ по податках і зборам від 01.02.02 № БГ-3-05/49 “Про твердження форми розрахунку по авансових платежах по єдиному соціальному податку й Порядку її заповнення” (утв. наказом МНС Росії від 26.03.03 № БГ-3-05/ 134), на який посилається програма “1С:Бухгалтерія”, не діє

Формування звітності

Нові форми звітності по податку на доходи фізичних осіб, затверджені наказом МНС Росії від 31.10.03 № БГ-3-04/ 583, реалізовані в програмі починаючи з релізу 454. Форми звітності по НДФЛ можна переглянути через довідник “Співробітники”. Поля, виділені жовтими кольорами, редагуються вручну. Поля, виділені зеленим кольорами, не підлягають редагуванню. Там же можна переглянути індивідуальну картку по обліку ЕСН.

Звітність для здачі в МНС і фонди формується через меню Звіти ® Регламентовані

Податковий облік

Для реалізації податкового обліку по оплаті праці й відрахуванням реалізоване два документи: