Найбільше повно облік і розрахунок заробітної плати автоматизований у програмі “1С:Зарплата й Кадри”. Саме в ній реалізовані різні види нарахувань і втримань із заробітної плати. Така програма пасує організаціям зі складною системою оплати праці.

Однак є й інший варіант. Часто в невеликих організаціях для ведення бухгалтерського й податкового обліку вже використається програма “1С:Бухгалтерія”. При наявності на фірмі невеликого штату й нескладної системи оплати праці облік заробітної плати цілком можна вести в типовій версії програми “1С:Бухгалтерія 7.7”.

Наше завдання - допомогти читачеві зорієнтуватися, наскільки дана програма підходить для цілей ведення обліку заробітної плати саме в його організації.

Олена ШЛИФЕР

Журнал "Бухгалтер і комп'ютер" №10 - 2004 рік.

Иперечислим основні можливості при обліку оплати праці в типовій конфігурації “1С:Бухгалтерія 7.7 редакція 4.5”.

Кадровий облік з веденням основних документів:

· приказ о приёме на работу;

· приказ о кадрових изменениях;

· приказ об изменении окладов;

· приказ об увольнении.

Начисление заработной плати по видам:

· основная заработная плата;

· дополнительние види доходов.

Учёт удержаний из заработной плати:

· по исполнительним листам;

· НДФЛ.

Начисления на фонд оплати труда (учёт ЕСН)

Формирование отчётности:

· налоговая карточка 1-НДФЛ;

· справка о доходах физического лица 2-НДФЛ;

· индивидуальная карточка учёта ЕСН;

· декларация по страховим взносам в ПФР;

· декларация по единому социальному налогу;

· отчёт об использовании сумм страхових взносов на обязательное социальное страхование от несчастних случаев на производстве;

· расчётная ведомость по средствам ФСС РФ (форма 4-ФСС РФ);

· страховие взноси ФСС по временной нетрудоспособности (форма 4а-ФСС РФ).

Налоговий учёт:

· формирование регистров налогового учёта.

Перед началом ведения учёта оплати труда необходимо настроить программу через Константи (пункт меню Операции) или через меню Сервис ® Общая настройка.

Необходимо настроить приведённие ниже показатели и значения.

Районний коеффициент (не путать с северной надбавкой!). Формат заполнения следующий: например, при значении 15 % (повишении) заполняется 1.15.

Предел вичетов для расчёта НДФЛ — 20 000 руб. (осуществляется только через Константи).

Учёт заработной плати ведётся во внешней программе — “нет” (т. е. галочку не ставить) (в Общих настройках).

Использовать регрессивную шкалу ставок ЕСН (“да” или “нет”) — через Константи.

Предоставляется ли организации льгота по уплате ЕСН согласно п. 1.2 ст. 239 НК — через Константи.

Напоминаем, что согласно етому пункту от уплати налога освобождаются общественние организации інвалідів; установи, створені для досягнення освітніх, культурних, лікувально-оздоровчих, фізкультурно-спортивних, наукових, інформаційних і інших соціальних цілей (докладніше див. Податковий кодекс РФ).

Використати регресивні тарифи страхових внесків у ПФР - значення “так” або “ні” - через Константи.

Розглянемо основні положення по обліку оплати праці в конфігурації відповідно до перерахованих можливостей.

Кадровий облік

Кадрові дані докладно заповнюються по кожному співробітнику в довіднику “Співробітники” або в документі “Наказ про прийом на роботу”. При прийманні нового співробітника досить увести дані тільки в документ “Наказ про прийом на роботу”, і вони автоматично скопируются в довідник “Співробітники”.

Прапорець “Співробітник є податковим резидентом” визначає ставку й порядок розрахунку НДФЛ. Доходи резидентів обкладаються за ставкою 13 %, нерезидентів - по ставці 30 %. До фізичних осіб - податковим резидентам Російської Федерації ставляться фізичні особи, що фактично перебувають на її території не менш 183 днів у календарному році.

Реквізит “Відрахування на одну дитину” указує суму стандартного податкового відрахування на одну дитину, надаваної при нарахуванні НДФЛ (300 руб., якщо дитину виховують двоє батьків, і 600 руб., якщо дитини виховує один батько й річний дохід працівника наростаючим підсумком не досяг 20 000 руб.).

Нагадаємо, що при уведенні даних необхідно заповнювати всі поля для правильності подальших розрахунків і заповнення звітності. Особлива увага необхідно обертати на періодичні реквізити, ставлячи потрібну дату при уведенні нових реквізитів або зміні наявних. Треба відзначити, що документ “Наказ про кадрові зміни” дає можливість бухгалтерові наочніше бачити й вчасно відбивати у відповідних операціях зміни по особовому складі. Раніше такі зміни по співробітнику можна було робити тільки вручну й бачити їх через історію реквізитів. Документ “Наказ про звільнення” має досить спрощений вид: програма пропонує вибрати співробітника й дату, коли він був звільнений. У вікні форми документа є рядок “Коментар” - це коментар для бухгалтера, у наказ такі дані не попадають. Підстава звільнення прийде вводити вручну на екрані безпосередньо у формі документа перед його роздруківкою (але дані не збережуться в пам'яті) або прямо в роздрукованому документі.

Друковані форми наказів Т-1, Т-5, Т-8, починаючи з релізу програми 459, наведені відповідно до нових уніфікованих форм, затвердженими постановою Держкомстату Росії від 05.01.04 № 1.

Нарахування

заробітної плати

Редакція 4.5 дає можливість нарахування оплати праці по видах нарахувань, що істотно збільшує аналитичность розрахунків. Довідник “Види нарахувань” дозволяє самостійно заносити використовувані види нарахувань, указуючи код доходу у відповідності зі списком, затвердженим наказом МНС Росії від 01.11.2000 № БГ-3-08/379, а також визначити з кожного виду нарахувань стягують налоги, що.

Для того щоб відбити дохід, не оподатковуваний НДФЛ, варто вказати вид нарахування, що відповідає доходу з кодом 0000 “Доходи, що звільняють від оподатковування у відповідності зі ст. 217 НК РФ”.

Для правильного розрахунку НДФЛ важлива хронологічна послідовність уведення регламентних документів в інформаційну базу. Зокрема, документ “Нарахування зарплати” варто вводити перед документом “Закриття місяця”.

Докладніше послідовність уведення регламентних документів описана в Путівнику по конфігурації, у розділі “Формування фінансових результатів” (меню Сервіс ® Путівник).

Для кожного виду нарахувань повинен формуватися окремий документ “Нарахування заробітної плати”. Бухгалтерські проводки формуються відповідно до зазначеного в довіднику “Співробітники” даними (для основної заробітної плати) або вводяться самостійно у відомості.

Таким чином, бухгалтер може вводити лікарняні, премії, відпускні та інші види нарахувань із відповідними бухгалтерськими кореспонденціями. Розрахунок, однак, по цьому й іншому видах нарахувань прийде робити вручну.

Виплата заробітної плати виробляється окремим документом “Виплата заробітної плати” з формуванням платіжної відомості. Крім того, виплату можна робити й через касу по видаткових касових ордерах.

Облік утримань

із заробітної плати

Основним видом утримань є податок на доходи фізичних осіб. Розрахунок даного податку в програмі реалізований досить повно. НДФЛ розраховується по ставках 13 %, а також 6 % (дивіденди) і 35 % (матеріальна вигода).

При уведенні даних на нового співробітника або з моменту початку ведення обліку в програмі користувачеві необхідно правильно виставити в ній дату початку вирахування податків - це дата прийому на роботу.

Приклад

Співробітник Петренко прийнятий на роботу 09.08.04. Він користується пільгою при вирахуванні НДФЛ як фізична особа - 400 руб., а також має однієї дитини (300 руб). Оклад співробітника - 4000 руб. Дохід з початку року (з попереднього місця роботи) склав 15 000 руб.

При уведенні даних у довідник “Співробітники” на закладці Початкові дані необхідно поставити дату початку обліку податків у програмі - 09.08.04.

Дата 31.07.04 приведе до пільг у сумі 1400 руб (400 + + 300) 5 2, тобто подвійним пільгам), і відповідно сума НДФЛ буде розрахована невірно. Дохід з початку року також проставляється для обліку можливості застосування пільг по НДФЛ.

Для обліку доходів співробітників призначений програмний рахунок ДФЛ (“Доходи фізичних осіб”), що має субрахунку: ДФЛ.1 “Доходи, що ставляться до діяльності, не оподатковуваної ЕНВД” і ДФЛ.2 “Доходи, що ставляться до діяльності, оподатковуваної ЕНВД”.

По рахунку можна стандартним способом сформувати звіт. Обороти по рахунку ДФЛ визначають базу для розрахунку НДФЛ і податків з ФОТ. Рух по рахунку автоматично відбувається при проведенні документа “Закриття місяця”.

Інші втримання (наприклад, утримання по виконавчих листах) виробляються через ручні операції або через створені типові операції. Розрахунок виробляється вручну.

Облік єдиного

соціального податку

Ставки податків по ЕСН і ФСС можна переглянути й заповнити в довіднику “Податки й відрахування” (меню Довідники ® Податки). У цьому ж довіднику можна заповнити реквізити податків для заповнення платіжних доручень по перерахуванню податків.

Розрахунок ЕСН і формування бухгалтерських проводок виробляється через документ “Закриття місяця”. Бухгалтерські проводки формуються по кожному співробітнику й виду податку.

Ще раз відзначимо, що якщо в довіднику “Види нарахувань (виплат)” бухгалтер не відзначив якесь нарахування (наприклад, лікарняний аркуш) як базу для розрахунку ЕСН, то податок із цього нарахування не буде розраховуватися.

У бухгалтерському обліку ЕСН і внески в ПФР відбиваються проводками із кредиту рахунків 69-2-1, 69-2-2 або 69-2-3 у дебет рахунків обліку відповідних витрат.

Щоб при проведенні документа “Закриття місяця” вирахування ЕСН і внесків у ПФР вироблялося відповідно до описаної методики, у константі “Порядок вирахування ЕСН” укажіть “2” (меню Операції ® Константи). Треба відзначити, що наказ Міністерства РФ по податках і зборам від 01.02.02 № БГ-3-05/49 “Про твердження форми розрахунку по авансових платежах по єдиному соціальному податку й Порядку її заповнення” (утв. наказом МНС Росії від 26.03.03 № БГ-3-05/ 134), на який посилається програма “1С:Бухгалтерія”, не діє.

Формування

звітності

Нові форми звітності по податку на доходи фізичних осіб, затверджені наказом МНС Росії від 31.10.03 № БГ-3-04/ 583, реалізовані в програмі починаючи з релізу 454. Форми звітності по НДФЛ можна переглянути через довідник “Співробітники”. Поля, виділені жовтими кольорами, редагуються вручну. Поля, виділені зеленими кольорами, не підлягають редагуванню. Там же можна переглянути індивідуальну картку по обліку ЕСН.

Звітність для здачі в МНС і фонди формується через меню Звіти ® Регламентовані.

Податковий облік

Для реалізації податкового обліку по оплаті праці й відрахуванням реалізовано два документи:

· расходи на оплату труда;

· начисление налогов.

Документи формируются автоматически по данним бухгалтерского учёта после закрития месяца через меню Налоговий учёт ® Регламентние операции.

Кнопка Заполнить автоматически заполняет поля в данних документа. Документ “Начисление налогов” автоматически заполняет налоги по ЕСН, ФСС и ПФР. Остальние налоги (на имущество, на прибиль и пр.) заполняются вручную.

Сами регистри налогового учёта формируются через меню Налоговий учёт ® Регистр учёта хозяйственних операций. Ето регистр учёта расходов на оплату труда и регистр учёта налогов, включаемих в состав расходов. Расходи по оплате труда могут включаться и в некоторие другие регистри, например регистр учёта прямих расходов на производство.

В заключение хотелось би отметить, какие возможности по учёту оплати труда не предусмотрени в программе “1С:Бухгалтерия”.

Нельзя вести штатное расписание. Расчёт отпускних, больничних, сверхурочних, алиментов необходимо производить вручную. Наконец, типовие операции не настроени на расчёт начислений и удержаний из заработной плати.